Handle with Care, Shaping multi-diverse design teams

Betere samenwerking binnen diverse teams 

De master Industrieel ontwerpen kent een grote diversiteit aan studenten. Binnen het vak Advanced Embodiment Design begeleiden docenten teams van uiteenlopende samenstelling in hun proces tot het ontwerpen en maken van een werkend prototype voor een klant. De verschillen in achtergrond, kennisniveau en sociaal-emotionele vaardigheden leidden regelmatig tot fricties in de samenwerking. Teamleden vinden het soms moeilijk om op een opbouwende manier om te gaan met de onderlinge verschillen. Het kan zorgen voor onduidelijke communicatie, frustratie en soms zelfs persoonlijke conflicten. Daarom is in dit project ingezet op gerichte coaching van diverse studententeams.  

 Gerichte coaching 

Als eerste stap zijn de onderlinge problemen onderzocht en is er een nulmeting uitgevoerd. In wekelijkse coachvergaderingen werd het reilen en zeilen van de studententeams in bovengenoemd vak besproken. Er is een online Coach Journal opgezet waarin de coaches bijhouden hoe de groepen studenten zich ontwikkelen tot succesvolle teams. Met behulp van een dashboard zijn deze journals samengebracht in een overzicht om probleemteams te signaleren. De problemen en mogelijke oplossingsstrategieën zijn besproken en terugkerende moeilijkheden zijn gedocumenteerd. 

Voor dit project is gebruik gemaakt van Google Forms om geanonimiseerde data te verzamelen die met Google Spreadsheets zijn verwerkt tot een overzichtelijk dashboard. Uit de data bleek dat studenten problemen vaak anders ervaren dan de coaches. Met Qualitative Coding zijn 54 studentenreflecties geanalyseerd, waaruit 308 unieke en relevante quotes zijn gedistilleerd. ATLAS.ti software is gebruikt voor het labelproces en om onderlinge relaties tussen de quotes en probleemcategorieën inzichtelijk te maken.  

Dialoog als begeleidingsvorm 

Op basis van deze analyses is een raamwerk van voorkomende problemen en oplossingsstrategieën opgesteld. Oplossingen zijn geformuleerd op basis van eigen ervaringen, externe experts en literatuur. Een belangrijke uitdaging was het toepasbaar maken van deze methode en theorieën in de dagelijkse praktijk. De ‘U-theorie’ bleek een sterke visual waarin de coaches zich snel in herkenden. Vooral het voeren van dialoog vergde oefening. Dialoog is geen stappenplan, maar een manier van luisteren, verdiepen en onderzoeken. Met de coaches zijn begeleidende gesprekken gevoerd om hen te helpen om studententeams te coachen met de inzet van dialoogtechnieken.  

Blijvend werken aan betere dialoog 

Met deze aanpak zijn veel oplossingen voor samenwerkingsproblemen gedocumenteerd. Er is gewerkt aan een handleiding voor coaches. Enkele handreikingen met oefeningen, methoden en technieken, passend bij verschillende soorten problemen binnen studenteteams, zijn met de coaches gedeeld. Een belangrijk element hierin is de manier waarop met studenten wordt gepraat. De techniek van dialoog voeren is anders dan debatteren en discussiëren. Actief luisteren en verdiepende vragen stellen zijn vaardigheden die blijvend geoefend moeten worden. Naast technieken en methoden moeten coaches ook worden aangemoedigd om een open houding aan te nemen.  

 Ook voor andere vakken waardevol 

De kennis die in dit project is opgedaan is gedocumenteerd in meerdere papers. Zie bijvoorbeeld het artikel over één van de tools, de reflection dice. De kennis en ervaring uit dit project is gebundeld in een online publicatie Connect: The Secret Formula of Coaching Design Teams (gratis te downloaden).  

Omdat binnen de onderwijsinstelling veel ontwerpprojecten plaatsvinden, zowel individueel als in teamverband, kan deze aanpak ook bij andere vakken worden gebruikt en bij andere multidisciplinaire ontwerpprojecten. Goede samenwerking is immers een cruciale vaardigheid voor de toekomstbestendige, technische ingenieur.

Relevante publicaties

• Scharmer, C. O. (2016). Theory U: Leading from the future as it emerges. Berrett-Koehler Publishers.
• Meyer, E. (2014). The Culture Map. Public Affairs.
• Lencioni, P. M. (2002). The five dysfunctions of a team. Jossey-Bass.
• Isaacs, W. (1999). Dialogue and the art of thinking together: A pioneering approach to communicating in business and in life. Currency. 
• Schon, D.A. (1991). The reflective practitioner: How professionals think in action.  Ashgate Publishing Ltd. 

Producten of presentaties over dit project

• Online boek over dit project.
• Artikel over de reflection dice.
• Flipsen & Persaud (2020). ”Handle with Care: coaching multi-diverse project groups to become healthy design teams”, E&PDE, Herning, Denmark. https://doi.org/10.35199/EPDE.2020.57 - 10-11 september 2020 
• Flipsen, Persaud & Magyari (2021). ”Students perspectives on challenges within a multi-diverse team”, E&PDE, Herning Denmark. https://doi.org/10.35199/EPDE.2021.44 - 9-10 september 2021 
• Persaud, Prakash & Flipsen (2021). “Dialogue for design teams: a creative conversations solution for dealing with diversity”, E&PDE, Herning, Denmark. https://doi.org/10.35199/EPDE.2021.64 - -10 september 2021 
• Persaud & Flipsen (2021). “Presentation & Workshop: Multidiversity in student projectteams: Culturemapping”, Diversity and Inclusion week TUDelft, The Netherlands. https://www.tudelft.nl/evenementen/2021/io/oktober/diversity-inclusion-week-at-tu-delft - 5 oktober 2021
• Flipsen & Persaud (tbd). ”Coaching Design Teams”, een handzame handleiding voor het begeleiden van multi-diverse onwerpteams in hun proces van teamvorming en de uitvoering - december 2022.